成人教育学生档案规范化管理分析　

摘要：随着我国成人教育招生规模的不断增大，成人教育学生档案管理工作管理难度不断加大，管理不到位、不规范的情况凸显。应从提升管理人员的素质入手，加强成人教育学生档案管理工作，利用先进的网络技术搭建学籍档案管理平台，进行远程管理，从而实现管理的规范化。关键词：成人教育；档案；管理；规范化 成人教育是终身教育体系的有机组成部分，其发展为我国教育事业的发展提供了支持，为国家提供了很多具有实践能力的高素质人才，推动了我国素质教育发展的进程。成人教育学生档案是在具体的教育活动中形成的，是对整个教育发展过程的记录。我国教育改革发展纲要指出，要加强对成人教育的发展，特别是要注重对成人教育档案的管理。成人教育档案管理同时也是高校成人教育管理水平和管理质量的重要衡量因素，是我国成人教育教学研究的重要信息来源。面临成人教育档案工作量的不断增加，如何能高效规范管理，促使成人教育事业健康可持续发展，笔者通过对成人教育学生档案管理范围、特点的介绍及其作用的分析，指出成人教育学生档案规范化管理的意义，并剖析存在的问题，提出解决方案。一、成人教育学生档案管理的范围、特点和作用 （一）范围 成人教育学生档案管理的范围主要由以下几个部分构成：第一是文书档案。主要是上级教育部门的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文书材料以及学校的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、招生简章、招生专业目录、办学申报材料、合同书、员工调查表等工作材料。第二是学籍档案。主要学生身份信息、学籍信息、异动信息、毕业信息等。第三是教学档案。主要根据考试大纲所形成的文档、试题等。第四是学位档案。主要是对学生工作的文件、学位申请书等。 （二）特点 成人教育是指有别于普通全日制教学的教育形式，是一种社会性极强的教育活动。它有自己的宗旨、内涵，有自己的本质特点及规律。成人教育的本质特征是由其教育的对象――“成人”决定的，成人教育学生档案具有显著的特点。一是数量庞大。成人教育在于扩大教育机会，提高国民素质，实施终身教育，教育时间长，人员数量多。成人高校扩招政策的陆续出台，办学方式的多元化、办学模式的市场化也是成人教育学生增长的一个重要原因。二是来源分散。成人教育学生有来自成人高考的、自学考试的，也有来自远程教育的。办学点并存的办学模式，使得学生来源和分布分散，导致学籍资料的产生和形成比较分散。三是异动频繁。成人教育学生大多数容易受家庭、工作、社会等因素的影响，容易出现转学、转点、转专业、休学、退学等异动情况，具有极强的不稳定性，故学籍流动性特别大，学籍异动频繁。 （三）作用 成人教育学生档案能够对高校成人教育工作中某一阶段的工作成果进行展示，通过这些档案文件能够反映成人教育活动的发展状况，为今后成人教育管理提供更好的指导意见。同时，档案文件中的历史性材料能总结出教育经验，在此基础上能够更好地提高成人教育的工作质量，促进高校成人教育的稳定发展。另外，成人教育中的学生档案能够分析和总结出具有规律性的问题，能对管理者在教育上的创新思路、理念、方法提供指导，从而优化工作教育。二、成人教育学生档案管理的问题 （一）管理难度大 成人教育学生涉及的范围广泛，办学形式、特点呈现多样化的发展趋势。办学形式主要包括业余、函授、自考以及远程教育等形式，课时安排较少，再加上学生大多来自社会，一旦学生管理出现临时问题，难以召集所有学生来解决问题。因此，学生档案管理难度系数较高。 （二）管理具有不统一性 因多个教学点办学并存，成人教育的学生较为分散，有的学生档案由高校本部直接管理，有的由教学点间接管理，这使得成人教育学生的档案管理不能集中，这种分散的档案管理不利于进行规范化、统一化的管理。 （三）管理内容复杂多样 成人教育学生多来自在职工作人员，因工作变动或家庭因素等，多出现异动情况，转学、转点、信息更改等。这些不确定性的变动给学生档案管理工作带来极大的麻烦。另外，档案管理的不连续也给教学工作带来不便。可见，成人教育学生档案的管理具有复杂多变的特点。三、成人教育学生档案管理策略 （一）提升管理人员的素质 为了保证档案管理工作的规范以及管理流程的顺畅，成人教育学生档案管理体系构建首先要提升管理人员的素质，端正管理人员的工作态度，提升管理人员的工作责任感，培养其良好的职业道德。同时，要加强对人员的培训，提升其对繁杂资料的整理能力，实现对档案的准确归档，并要加大对档案学、计算机专业人员的引进。还要通过一定制度约束管理人员的行为，逐渐完善其工作能力。 （二）实现规范化的管理模式 成人教育学生档案管理内容制定要结合管理者和被管理者的需求，并以共同约定的形式形成。另外，要加强管理者和被管理者的面对面交流，通过定期开展学生档案管理交流会议，实现对管理人员的培训。对管理人员的岗位角色以及其承担的工作任务进行明确，并要为任务的实现配备充分的资源支持，并为其提供选择资源的能力，同时，也要让管理人员承担管理责任，从而在真正意义上将管理工作进行落实。 （三）引进现代化的先进管理技术 科技的发展为知识的传播和管理提供了支持，成人教育的学生档案管理工作也逐渐引入了信息化的管理理论和技术。因此，有关人员要利用现代化的信息技术进行学生档案管理。首先，要将学生的档案资料进行计算机程序的录入，通过建立学生电子档案实现对档案的网络化管理，减少因纸质管理带来的损坏、信息缺失的问题。其次，要提高硬件设施中服务器的配置，保证宽带的覆盖能力，增强数据处理的安全性，提升数据管理的速度。再其次，软件方面要应用现阶段流行的B/S模式，实现对不同用户群体的覆盖，统一管理平台，建立覆盖全体学生的档案资源体系，并逐渐以一种生动、丰富的方式实现和用户的交流。最后，要将学生档案进行云盘备份，保证其在出现特殊问题的时候及时恢复能力，提升档案管理的安全。 综上所述，成人教育学生档案管理工作对提升成人教育效果具有重要的作用，随着教育改革发展形势下对成人教育的重视，其档案管理水平也被教育者关注，但同时成人教育人数的增加也加剧了档案管理的负担。因此，这也对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理工作者只有树立积极的管理理念，提升个人管理技能，增强责任意识，才能实现我国成人教育学生档案管理的规范化发展。参考文献 [1]秦丽媛.山东省高校档案网站建设研究[D].济南：山东大学，2008. [2]阿胜.网络创业-金融危机下的小本生意经[J].生意通，2009(2)：38-40. [3]徐向玲.简论高校成人教育档案管理[J].中国成人教育，2011，(7). [4]潘立勤.加强高校成人教育档案管理的若干思考[J].文教资料，2011，(7). 作者：龙东宁 单位：广东医学院

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