谈培训机构开展全面预算管理
摘要:新发展形势给培训机构提出了新任务、新要求，而预算管理是培训机构内规范经营管理的主要方法，也是促进培训机构可持续的、更快更好发展的重要管理手段。本文结合实际，从预算的编制、执行、考核、管理关键因素四个方面，对如何开展全面预算管理进行初步探讨。
关键词:培训机构；全面预算管理；应用
一、预算编制管理
预算编制是预算管理的起点，对于培训机构来说，预算编制应该是站在机构战略发展目标之下，针对未来发展规划和发展方向，对培训对象、培训内容、培训形式等进行科学的、全面的、综合的分析和预测，根据量化结果形成与年度经营策略密切结合的收支利预算指标。
(一)预算编制依据预算不是凭空而来，编制预算不是玩数字游戏，也并非对于数据的简单收集与整理，这是一个系统性工作，需要战略规划合理、年度经营目标清晰，再加上有效的可支配资源的指引下，实现对年度重点培训项目推进方案与教学实施计划的全面梳理与合理制定，在此基础上阉割按照各项计划合理配置资源，并实现预计达成的年度经营目标的数据化。编制培训机构预算的依据大致有：1.上级机构下达的年度收支预算；2.已审定的年度培训办班计划；3.各类外委培训合同；4.各职能科室提报年度预算建议；5.上年度各类财务报表。源于以上基础，预算的编制、执行和考核有据可依。
(二)预算编制资料收集和分析1.预算资料收集。预算资料的收集是开展预算编制前一项非常重要的前期工作，详尽的收集有助于确保测算预算数据时有章可依，有迹可循。一是收集以前年度两年、三年各科目实际发生数；二是收集各职能科室提报年度预算建议；三是收集预算期内将新增减的业务、工作量及预计发生的收支额；四是收集因主管部门文件、规定和地方政府政策变化对成本、预算的重大影响因素；五是收集预算模型中将要使用的参数和工作量，如年度培训计划中各类型培训项目的人、天数、培训收费标准，网络教育在线人数，办公及教学能耗设备用电用水量等；六是收集个别部门成本中的特殊情况。2.预算数据分析。在预算编制前期开展全面而详实的预算分析是确保预算数据准确性和科学性的重要手段。一是分析以前年度实际发生数有没有特殊性、有没有参考价值，在同比的情况下有没有需剔除的因素；二是分析各项新增业务对成本和收入带来的影响。比如新开发的培训项目，到底有多大培训量，需要多大的投资规模购置培训设备设施以达到培训条件，能创造多少收入和利润，在下达预算时没有历史数据可查，无据可依，所以必须与业务拓展部门充分对接，了解实际情况做出详尽分析；三是分析上级主管部门政策、文件对收入、成本带来的影响；四是分析各职能科室提报的年度预算建议的可行性、合理性、必需性，对有调整变化大的，和相关科室进行探讨和沟通，并在合理可行的基础上予以修改、补充和完善。
(三)预算编制方法1.预算编制方法的合理选择。关于预算编制可以采用多种方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、零基预算和概率预算等。培训机构的收入、成本往往与培训量有着密切的关系，比如机构接待床位数、年度培训总量、网络教育在册人数等等关键性指标，都与培训量息息相关。大体上培训成本与培训量成正比，同时也与培训项目类型有很大关联，不同类型培训项目所占权重不同，培训成本的构成和支出额度都有很大不同。究竟该使用什么预算编制方法来科学合理测算培训成本，是培训机构预算编制中的核心内容。2.预算编制方法实例。单位一直探索尝试建立科学合理、符合经营实际的预算数学模型。我们尝试在编制预算时采用固定预算和弹性预算相结合的方式，将全成本纳入预算管理。固定预算法用于固定费用或者数额比较稳定的预算科目，如工工资及工资附加费、折旧、日常间管费用等。而年度变动较大的培训收入及培训成本支出则采取弹性预算法来编制。我们建立了3个数据模型来测算培训收入和对应的支出。一是根据年度办班计划，细分培训项目，计算不同类型培训项目班可实现的培训收入，该模型为下达培训收入的依据。二是在细分培训项目的基础上，根据不同项目的不同培训模式，不同成本支出结构和支出项，测算各类型培训项目的每人.天培训成本定额，结合机构年培训量，计算出年培训成本支出额度，该模型为下达培训成本的依据。三是在测算出各类型培训项目每人、天培训成本定额的基础上，再根据上级核定或合同约定的每人、每天收费标准，进而测算出不同类型培训项目的培训成本收入率，该模型为动态预算模型，为年度内新增培训项目培训成本卡控的标准。在上述三个数据模型的基础上，汇总计算出年度培训成本预算。3.预算编制方法的后续修正。建立一个合理的、可执行的、有操作性的预算模型，是一个不断完善、补充、修改的过程。比如我单位上述培训成本收入率模型建立后，我们从中发现不同类型培训项目的成本收入率有很大差别，可以很好的指导我们去选择去争取何种类型的项目，从而实现利润最大化；但同时由于年初计划和实施性计划常会有很大差异，我们在检验预算准确性和执行预算考核时，需要将年度内所有项目按不同类型归类，然后分别统计其收入和支出，但我们目前的会计核算、科目的设置并不支持按培训类型来归集培训收入和支出，这就需要再通过设置下级科目或做辅助台账来处理转换这些数据，或者将数据模型再修改再优化。
二、预算执行管理
“重预算、轻执行”的情况在许多单位比较普遍，由此导致预算执行缺乏一定力度，预算流于形式形同虚设。预算下达后，更重要的是预算执行，是把预算变成行动的一种方式，预算执行过程是企业对经济活动的事中、事后监督、控制的过程。
(一)预算过程管理在季末、年末，预算管理部门对上期预算执行情况进行汇总、分析，在季度经营活动分析会上报告，并科学的预计下阶段的生产经营情况。针对预算执行存在偏差的部门，要求在规定时间内能够明确原因，制定科学的整改措施，在此几次上及时追踪整改效果，如此可激发各部门在预算管理中的积极性与主动性，做好预算工作闭环管理。1.实现对经营信息收集通畅渠道的建立与健全。企业需要指定相关部门为经营数据的提供者，确保经营业绩考评部门能够及时得到准确、精练的信息。在开展经营分析时，关于指标达成率、达不成的原因从多个角度揭示出来，在此基础上积极的预警经营风险。2.关注重点指标的完成情况。站在培训机构的角度上，在开展经营管控时需要高度重视培训量指标、收支利指标这两大类核心业绩指标，这两个指标的完成情况直接影响到单位经营业绩。3.重点工作推进情况的高度重视。绩效考评部门对于重点工作节点的完成情况需要积极的开展专项检查，对于不到之处可以开展专题讨论，并站在专业角度进行深度的挖掘。如投资预算中的更新改造预算，周期长，金额大，对单位的发展建设起着至关重要的重要，从更新改造项目的可研设计、申报立项、计划下达、项目实施、资金拨付、竣工组固等过程，应全程盯控，按时间节点推进，才能确保项目进度和质量。
(二)预算执行调整预算调整主要是受外部环境与生产任务的变化而调整预算的过程。根据预算调整时间，预算调整可划分为两种，即定期、不定期调整；基于预算调整范围，也可以分为两种即局部、整体调整。具体可分三种情况，一是为突发情况或特殊任务而发生临时性项目支出；二是年度预算中无法准确下达预算，需要在经营过程下达预算的事项；三是单位结合实际情况明确指出预算编制中不合理、不到位的地方，以及因市场环境、经营条件、业务调整、政策法规发生重大变化而做出的调整。预算调整主要按照以下原则：一是预算调整不能随意。预算在很大程度上会影响到单位预测、决策，为制定更加合理的决策就需要稳定的预算环境作支撑；二是在应对问题时，应首先做好预算内调整工作，在调控不能进行下去的情况下再开展外调整；三是结合实际情况并按照合理、必须的原则，积极的调整，确保全面预算管理的动态性、平衡性，本单位所编制的预算能够与实际生产需要相符。
三、预算考核管理
预算考核的实施，能够为严格有效的执行各项预算创造良好条件，更好的维护预算管理，杜绝预算执行过程中的违规行为，更好的推动预算管理水平逐步提高，确保年度经营目标的实现。(一)考核原则一是刚性原则，预算目标一经确定，预算执行期内不得随意变更和调整；二是激励原则，预算目标执行结果能够为评价预算执行部门业绩提供重要依据，实现考核和激励措施的有机结合，奖励为主、扣罚为辅的原则；三是时效性原则，预算考核时动态考核，每个预算期结束及时评价及时考核；四是例外原则，市场环境变化、政策变化、气候异常因素、下达预算时未考虑到的因素等都是影响预算执行的重大因素，考核时需要做到具体情况具体处理。
(二)考核指标首先是预算考核指标的确定，尤为重要的在于如何设立考核指标而将预算实施情况如实反应出来，在实际考核的过程中，单位需要结合不同指标，确保所形成的考核体系更具系统性，而该系统主要包括两个指标，即定量指标、定性指标。就培训机构而言包括培训量完成率、床位利用率培训成本收入率、培训质量满意率(定性)、预算达成率(定性)等；其次在确定考核指标的情况下，对预算、实际之间产生差异的原因进行认真的分析，通过详细分析各个指标，明确差异出现的关键环节，在此基础上关于相关人员奖惩情况的确定可严格依据不同分管部门的预算责任。
四、预算管理应用的关键因素
(一)管理者的重视培训机构的管理者是一个单位的决策者，没有领导的支持，预算管理工作的难以开展。预算的实施是一项系统工程，需要领导多方协调，配置资源，使相关各部门形成合力，才能使预算达到预期的目标。当然管理者自身在企业管理过程中也要树立预算管理意识，这样才能统筹规划，使之的预算管理体系适应或满足企业的管理需要，并为企业未来的发展提供支持。
(二)成本定额消耗数据库的建立编制培训成本预算的前提条件在于各个培训项目的成本定额消耗，成本定额的准确性对于预算合理性、可行性的提高至关重要。在培训机构中，各类型培训项目的每人、每天培训成本定额通常需要消耗许多数据且时常变动，为此建立一个较为详细的消耗定额数据库刻不容缓，并及时记录、分析各项目实施过程中的实际成本消耗。积累的各类成本项目的消耗定额越多，从现有数据中所得到的数据越为合理，也能够为预算编制工作的开展打下坚实的基础。
(三)完善内控制度内控制度本身具有强制性，能够为有效运行机制而提供充足的保障。在现场执行过程中认真总结经验教学，及时发现问题，便于各部门及时进行吸收与总结，然后固化为管理制度确保操作人员能够严格执行。这些制度源于日常生产，本身所具有的实践性很强，可以被广大职工接受与理解，在今后的生产中也需要不断完善，从而能够为机制运行提供充足保障。
五、结语
在经营工作中全面预算体系作为重中之重，对于单位整体管理效率的提高至关重要，要想各个环节都能够正常运转，必须有科学的全面预算管理体系做支撑。所以从这个方面来看，全面预算体系的建立对于培训机构各项业务的发展有重大的意义。只有立足战略发展目标和年度经营目标，编制内容全面、模型科学、执行性强的年度预算，并得到制度保障有效贯彻落实，才能强化机构的经营管理水平，为可持续发展奠定坚实基础。
作者：刘敦 单位：中国铁路广州局集团有限公司株洲职工培训基地
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