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论公安档案资源的科学整合

摘要：公安档案是信息化建设的重要组成部分。信息化建设是档案管理的发展方向，是公安档案管理的重要支撑，一方面要认识到信息化的重要价值，深层次、全方位、多角度地盘活档案信息资源，变被动为主动，变事后为超前，变管理为服务，变封闭为开放；另一方面要强化信息化技术手段，搭建信息化基础平台，增强所需硬件设施和软件资源，并使其服务于档案管理，建立公安电子数据库，实施无纸化管理，进一步实现档案信息化建设，最大限度地发挥公安档案的功效。

关键词：档案资源；利用；意义；归类

引言：公安档案是公安历史的文明传承。公安档案以各种方式和载体，继承了公安文件和形式的全部特征，同时又被赋予了新的历史使命，成为人们了解公安实践活动和公安历史发展真实可靠的依据。一本本档案记载了公安史志、组织机构沿革和公安发展大事记，物化了公安生存史、奋斗史和发展史，是深厚的历史沉淀和文化底蕴。为我们深刻了解公安优秀文化，增强了荣誉感和凝聚力，同时也为后辈们更好地了解公安的奋斗历史，继承前辈的文明成果。

一、目前影响公安档案信息开发和利用当中所包含的不利因素

1.档案归纳种类不全面。

近几年，随着我国公安机关职能的不断区分，公安机关所承受的压力也不断地增大，尤其是对于档案管理方面，随着派出所服务机构建立起档案室以来，虽说省、市、县等公安档案保存度相对于完整，但只是表面现象，大多数公安机关都没有注重其业务、声像等个别档案的管理与采集。

2.档案收集不及时、不完整

由于平时收集、整理不及时，对本单位形成的档案底数不清，情况不明，需要整理时临时搞突击，翻箱倒柜能找多少算多少。有些民警认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理。档案实际保管在哪里，有的已经说不清楚，群众为查一份档案在公安机构奔波、甚至“无功而返”、“事与愿违”的例子仍然存在。

3.管理人员业务素质不高，学习意愿不强

大多数派出所的档案管理员由内勤兼职（永定县公安局已列入创建示范单位的14个派出所的档案管理人员均由内勤兼任），管档人员一警多能，档案工作只是内勤工作中的一小部分。抱着多学一样多累一样的心理，兼职管档人员学习意愿不强，档案业务不熟悉，档案工作的管理实际上基本处于无专人管理状态。

4.现代化程度不高，利用效果不好

大部分派出所档案管理仍然处于手工操作阶段，有的配备了电脑也不能坚持使用，更不用说应用公安档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，使档案信息处于封闭状态，传输功能低，共享性差，不能充分发挥公安档案在公安工作中的作用。

如何能更好地改变这一现状

加强公安机关对档案的认知意识

对于目前我们应该加强对公安档案的开发与利用，进一步提高管理人员的认知能力，提高公安机关领导对于档案管理的重视程度，随时对公安档案科室进行检查，对工作水平有显著提升的档案部门进行嘉奖表扬，从而对下级档案人员进行鼓励。提高档案管理人员的待遇使其能够在工作当中更好地全身心投入进去。

二、对档案管理方面的人才进行全面的培养

加强领导对档案资源的重视，提高档案信息资源的利用，一个完好的档案管理信息部门能够提高整体的工作效率，特别是市、县当中经常存在着经费紧张、警力不足等问题，应建立健全的档案管理制度，重点培养档案管理人才，定期地对档案管理人员进行培训与检查，保证在档案部门当中人人都能够独当一面。提高档案管理人员生活当中个人与家庭的待遇，解决管理人员职称问题，对要奖错要罚，张弛有度，提高整体的业务能力。增强档案管理人员的责任心和事业心，提高独立自主的创作能力，在档案管理方面有独到的见解能够积极主动地完成每一项任务，充分利用档案信息对其进行开发和管理。

三、加强公安机关对档案的收集和整理

我们应该加强公安机关对档案的收集和整理。必须从三个方面进行严格的把关，第一点是从“量”上，加大公安机管当中档案的存储量，对于优秀的会议记录，会议文件和计划报告等都要对其进行归类。第二点是从“质”上进行把关，对于公安机关的档案资料应该从便于检索开始，利于开发为主，同时优化档案当中的细节内容，保留档案当中的精髓，注重科学合理的档案分类，在所需档案的时候能保证时刻都有档案可查，查可准、准则优的理念去对其进行归纳。第三点是从“新”上入手，对比公安档案当中陈旧的档案挑选出符合条件并且发生时间点较近的档案进行统筹管理和规划，全面征集优秀的档案材料，对陈旧的档案进行更新和利用。这样才能够保障公安档案存在的价值。

健全档案长效管理机制

档案管理工作是一项需长期坚持的工作，只有坚持常抓不懈，才能不断提升档案管理水平，才能服务新形势下的公安工作。一是抓培训，强素质。档案管理水平高低，在很大程度上同业务水平的高低有关系。要将档案管理课程列为民警初任培训或警衔晋升培训的必训内容之一，通过培训使全体民警都能掌握基本的档案管理知识和归档立卷的基本技能。在业务培训方面要邀请有关专家领导进行面对面的授课，还可以到档案管理工作较好的单位学习参观，取得有益的经验。二是立规章，促规范。建立制度，目的是有章可循，方便管理。在制订制度上，不但要将人员问题的具体规定和操作标准以文件形式下发，而且还要制定执行档案材料的收集、整理、归档等多项制度，进行定期检查考核，形成系统的工作考核、奖惩制度。为提升档案管理的重要程度，建议推行公安派出所档案等级管理与派出所等级评定挂钩制度，实行档案工作一票否决制。三是重科技，加快现代化管理步伐。为提高档案工作的服务水平和管理效能，应转变观念、更新理念，要把档案管理纳入科技含量，重点引进和录用先进的档案管理技术和装备，切实抓好档案计算机管理的建设，并不断创新，不断完善，使档案管理工作适应信息化、数字化、网络化时代的发展需要。

拓宽利用档案的渠道和领域

档案保管是手段，开发利用是目的。作为公安档案管理部门和档案工作者应有强烈的信息开发意识，积极主动地开展工作，并随着公安工作的发展，不断解放思想，开拓创新。公安档案部门要在收集齐全、妥善保管的基础上，充分利用自身特有的优势和行之有效的方式方法，对公安档案进行深加工，把档案中储存的大量宝贵信息，有针对性、有目的地发掘出来，使公安档案信息资源发挥应有的、更大的作用。比如，全面推进户籍档案数字化加工工作，充分发挥数字化档案的“百度”功能。尽快全面推进户籍档案数字化建设，并实现联网共享，推行就近、异地查询服务。同时，要扎实做好数据录入质量检查和数据迁移校核工作。有条件的情况下，可以在档案系统中增设纠错提醒功能，在户籍档案信息录入、扫描、加载过程中，切实加强数据审核、校对，发现差错、缺漏、不达规范要求的，及时纠正，保证数据质量；己完成数据迁移工作的地方，要组织力量、抓紧时间对导入新系统中的数据进行检查，确保新系统数据的准确性、完整性、可用性。

结束语：对于上述研究，公安档案信息的管理与利用仍然面临着许多的困难，在这个不断完善的过程当中我们只有不断地进行改进，从加强档案信息管理方面入手，重点培养档案管理人才的知识技能，提高领导对档案管理部门的重视程度，充分发挥和利用科技对档案进行归类与整理。这样才能使档案更好地在现代工作生活当中发挥其应有的作用。

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