会计电算化下会计档案管理工作分析
【摘要】随着科学技术的不断进步，我国已经步入了会计电算化的时代。所谓会计电算化，就其实质而言，其实是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作中的应用。具体来说，即利用会计软件，指挥在各种计算机设备代替手工完成或者是在手工下很难完成的会计工作的过程。就会计电算化带来的益处而言，其实现了数据处理的自动化，从而使得传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。在此背景之下，如何做好会计档案管理工作已经成为了当前许多从事会计档案管理工作的相关人员的当务之急。本文我们将针对会计电算化背景下如何做好会计档案管理工作进行相应的分析与探讨。
【关键词】会计电算化;会计档案管理工作
众所周知，传统模式下的会计档案管理工作主要包括了人工的造册归档、制定使用以及借阅手续、确定保管期限、严格履行销毁手续等方面。对于相关工作人员而言，其工作量可谓是极大的，且因为各种因素的存在，从而导致其工作效率低下等现象的存在也是比比皆是的。而会计电算化的出现在很大程度上为会计档案管理工作带来了一定的便利性，但就相关工作人员的具体工作情况而言，其中依然存在着一系列尚待解决的问题。那么?会计电算化背景下会计档案管理工作中究竟存在着怎样的问题，又应当如何加以解决呢?具体如下。
一、会计电算化背景下会计档案管理工作中存在的问题
在会计电算化的时代背景之下，相较于以往而言，各企业内部会计档案管理工作的开展已经有了明显的提升与进步，总体上朝着规范化、系统化的方向发展，但在实际工作过程中依然存在着许多尚待解决的问题。具体如下。
(一)会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足问题
众所周知，传统模式下，相关企业的会计档案管理工作通常采用手工核算模式，这对从事会计档案管理工作的人员而言，其工作量可谓是极大的。但该模式下，会计档案管理工作对于相关工作人员是否熟练掌握微机这一方面并未做出具体的要求。但在会计电算化背景下，许多企业与单位已经逐步的利用计算机代替人工核算。这便要求从事会计档案管理的相关工作人员掌握熟练运用微机的能力。但就目前各企业内部会计档案管理工作的现状而言，其中会计档案管理工作人员专业水平与业务能力不足等现象已经比比皆是。就经过短期培训的相关工作人员而言，通常情况下，除了准确掌握开机运用财务软件的能力之外，其对于微机的各种软件与硬件知识的掌握可谓是微乎其微。且一旦出现相关问题，其并不能够依靠自身的实际能力及时的加以解决。相反的，往往会出现相关工作人员因为某一步骤的错误操作从而导致数据丢失等现象。除此之外，就熟练掌握微机的工作人员来说，随着会计电算化进程的不断深入，该工作对于会计档案管理人员的要求也越发的明确化和复杂化，部分工作人员因为无法及时的对相关知识进行更新与了解或者是没有给予足够的重视，从而无法胜任该工作的情况也时常发生，这些问题对于在会计电算化背景下做好会计档案管理工作而言，可谓是极其不利的存在。
(二)难以保障会计档案管理工作的安全性
除了上文中提到的，会计电算化背景下，会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足等问题之外，难以确保其工作的安全性也成为了当前众多工作人员需要解决的当务之急。众所周知，在会计电算化的大背景之下，会计档案管理工作总体上是依靠计算机加以完成的。但就计算机的网络安全而言，其中依然存在着许多不稳定的因素。简单来说，所谓计算机网络安全，就其本质而言，是指利用网络的管理控制和技术措施等，就数据的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的网络环境中受到保护。但在人们日常生活的使用过程中，计算机网络安全还是会受到一系列不安全因素的影响，比如:黑客攻击、病毒、网络瘫痪、信息库数据被非法入侵等问题。具体来说，构成网络安全威胁的众多因素中，系统漏洞可谓是我们最为熟悉的一种主要威胁因素。通常情况下，这类系统漏洞会被许多不法者利用，通过各种方式，比如通过网络植入木马、病毒等方式来控制电脑甚至是攻击电脑，从而达到窃取电脑中重要的资料和信息以及破坏系统等不良目的。这对于信息和数据的拥有者而言，可谓是一种极大的威胁。显而易见的，该类问题的出现，往往会造成会计档案管理信息的丢失以及被盗等现象发生。除此之外，网络攻击同样给网络安全带来了极大的隐患。部分非法分子往往对网络信息系统进行的人为攻击，通过寻找系统的一系列弱点，从而以非授权的方式达到破坏、欺骗和窃取数据信息的目的。由此可见，会计电算化背景之下，会计档案管理工作依然面临着极为艰难的挑战。
二、会计电算化背景下完善会计档案管理工作的具体措施
(一)提升会计档案管理人员专业水平与业务能力
针对前文中提到的相关企业会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足等问题，我们应当给予足够的重视。对于从事会计档案管理工作的相关人员而言，对其进行强力的人才培训可谓是必不可少的重要举措之一。正如前文中所示，提高相关工作人员的计算机业务素质是迫在眉睫的任务之一。各企业应当立足于国际水平，以培养高级技术人才为其目标，帮助相关工作人员熟练的掌握国际先进技术、精通信息技术以及熟练应用会计电算化等等。除此之外，利用会计电算化该契机，促进会计档案管理工作人员的职能转型，从而引发相关工作人员知识结构的变化以及其素质的提升，从而帮助其实现向复合型人才的转变。
(二)会计档案管理工作标准化、规范化
除了上文中提到的加强对从事会计档案管理工作的相关工作人员的专业水平以及业务能力的提升之外，实现会计档案管理工作的标准化以及规范化也是不容忽视的。就当前会计档案管理工作的形式而言，其标准化与规范化方面依然存在着极大的不足。因各种工作软件具有不一致性，会计档案管理人员在使用的过程中会因为软件不规范有序的问题遇到诸多不便。因此，各企业在会计档案管理工作开展的过程中，需要考虑多个方面的细节，做到档案规范化、标准化，从而确保档案管理工作能够顺利进行。
(三)加强计算机网络安全
针对上文中提到的，会计档案管理工作中因为计算机网络存在着一系列安全隐患，从而导致档案管理信息丢失以及被盗的现象，我们应当采取的措施为:加强计算机网络安全管理。计算机作为会计电算化背景下会计档案管理工作的主要途径，为确保其安全性，以下措施皆可采取:1、加强PC端防火墙技术的应用。防火墙作为计算机网络安全领域的安全防御工具，在内部网和外部往中都得到了相应的使用。2、强化计算机安全评估技术的应用。除了上文中提到的加强PC端防火墙技术以此来强化计算机信息管理技术的应用外，还可以针对计算机安全评估技术进行系列的强化运用。该技术的应用对于确保计算机网络的安全性而言，发挥着其不可取代的重要作用。因此，在确保了计算机安全的基础之上，会计档案管理工作才能够顺利的开展。3、构建安全信息管理模型。通过构建安全信息管理模型来确保计算机网络安全也是极为常见的方式之一，因此，从事会计档案管理工作的相关人员应当对其加以重视。
(四)强化档案意识
除了上文中提到的提升会计档案管理人员专业水平与业务能力、会计档案管理工作标准化、规范化以及加强计算机网络安全之外，强化相关工作人员的档案意识也是有其必要性的。众所周知，传统会计档案管理过程中，一些错误的观念普遍存在于众多工作人员之间。比如:重视凭证以及账簿的管理，从而轻视了辅证材料的管理;重视纸质实物档案的管理，从而轻视了磁性介质档案管理;重视档案移交的后续管理工作，从而忽视了前台会计工作的档案管理，除此之外，重视一般档案的统一管理，轻视专门档案的专门管理等错误理念。这些观念的存在对于会计档案管理工作而言都是极为有害的。因此，在会计电算化的背景之下，摈弃该类错误理念显得尤为重要。相关企业应当根据自身企业的实际经营情况，制定符合自身的会计档案管理工作的相关制度，并且及时的加以更新和完善，在此基础之上，才能够帮助相关工作人员最大限度的摒弃上文中提到的许多错误观念，从而促使其在会计电算化的背景之下强化档案意识。
三、结语
目前我国在会计电算化背景之下会计档案管理工作依然存在着许多尚待解决的重要问题。因此，针对此类问题的存在相关工作人员应当及时的加以解决，从而确保在会计电子化背景下，会计档案管理工作的顺利展开。并且促进其规范化、效率化以及安全化的发展。
【参考文献】
［1］安艳君．浅析会计电算化背景下的档案管理［J］．办公室业务，2013(13)
［2］孙萌颖．浅析会计电算化背景下的会计档案管理实施策略［J］．宿州教育学院学报，2017(3)
［3］刘雄伟．浅谈会计电算化背景下的企业会计档案管理［J］．经贸实践，2017(17)
［4］叶枫．会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述［J］．东方企业文化，2017(S1
作者：钟洪磊 单位：淮阴工学院
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